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Autenticación de documentos ante notario y verificación de firma

Hoy en día, los documentos de una empresa juegan un rol crucial en muchas maneras. Los negocios no sólo consisten en contratos, sino también en documentos corporativos especiales, que tienen como objetivo hacer cambios en la estructura corporativa. En general, los documentos son necesarios para dar prueba o soportar ciertos hechos o acciones.

Por lo tanto, si una acción no está escrita en ningún documento, puede ser difícil probar que la acción haya pasado. Sin embargo, hay diversos asuntos que pueden surgir en este ámbito – si los documentos falsificados y la acción no sucedió realmente, puede ser bastante complicado probar lo contrario. Es por esto que es necesario autenticar ante un notario los documentos corporativos para acciones específicas – funciona como una protección para la empresa, ya que es mucho más difícil falsificar documentos, los cuales deben ser autenticados.

La autenticación de documentos ante un notario implica que un oficial, es decir, un notario, aprueba que cierta persona firma el documento. El notario identificará a la persona que firma el documento y agregará un sello notarial con un certificado notarial al documento. De esta manera, cualquier tercero puede confiar en el hecho de que la firma en el documento es real y no falsificada.

Confidus Solutions le puede asistir con la autenticación de firmar o documentos ante un notario: tenemos contacto con las notarías públicas y por lo tanto podemos ayudarle a hacer una cita en el tiempo requerido, así como preparar sus documentos en completa concordancia con los requisitos de la notaría.

Aplicación de las firmas verificadas y los documentos autenticados ante notario

Cada jurisdicción tiene requisitos que conciernen los documentos corporativos definidos, los cuales deben ser autenticados ante un notario para así tener reconocimiento y efecto legal. La autenticación es necesaria por múltiples razones: para proteger las empresas del riesgo de saqueo. El saqueo – es un fraude, cuando un tercero, utiliza documentos corporativos falsificados u otros métodos ilegales, hace cambios corporativos al registro público para ilegalmente beneficiarse de tomar control de los activos de la empresa.

Normalmente, la autenticación es obligatoria para los documentos corporativos cuando la empresa está siendo fundada. Los cambios subsecuentes en los accionistas o en la junta de directores son hechos cuando una empresa cambia sus artículos de asociación.

vista de muestra del documento apostillado

Frecuentemente, los siguientes documentos corporativos deben ser autenticados:

Usualmente, las empresas que son propiedad del Estado en muchos países están exentas de la autenticación.

Firma digital y verificación en línea

La gestión de documentos en forma digital es una tendencia que asciende gradualmente. Para los documentos digitales tengan efecto legales – deben ser firmados con una firma digital. Una firma digital tiene la misma validez que una firma a mano. En algunos países también reemplaza los requisitos de autenticación.

documento con sello notarial

Este tipo de firmas tiene sus ventajas y sus desventajas. Es obvio que los documentos pueden ser procesados de manera mucho más rápida y económica, ya que no es necesario autenticarlos ante un notario. Sin embargo, cada Estado tiene sus requisitos especiales para las firmas digitales para que sean válidas. Esto significa que los documentos que son firmados con una firma digital en una jurisdicción, pueden no ser válidos en otra.

Apostilla como una forma de verificación de documentos internacionales

A pesar de que una autenticación ante u notario puede hacer que cualquier documentos sea legal y reconocible, esta puede ser insuficiente para ser reconocida en otros Estados. Esto sucede ya que cada jurisdicción reconoce su propio poder público, y no el de otros Estados. En casos, cuando un documento debe ser autenticado ante un notario para ser utilizado en otra jurisdicción – un certificado de apostilla puede ayudar y hacer que el documento sea válido en el extranjero.

Las apostillas certifican la autenticidad de la firma y la identidad del sello notarial o el sello en el documento. Justo como una firma autenticada, la apostilla no se relaciona con el contenido del documento. Es también importante tener en mente que las apostillas dan autenticidad a las firmas y sellos sólo en documentos públicos – aquellos que son emitidos por una autoridad pública, como actas de nacimiento, matrimonio, títulos de universidades públicas, documentos médicos, etc.

Sólo los Estados que son parte del Convenio de la Haya reconocen las apostillas. En general, la convención fue firmada por 112 países. Entre ellos Austria, Bielorrusia, Bélgica, Francia, Alemania, Polonia, Noruega, Letonia y otros. Sin embargo, para los documentos emitidos por autoridades de apostillado de la Unión Europea algunas veces no es requerida una apostilla, por ejemplo, para que los bancos aprueben la vigencia de la empresa.

Confidus Solutions le puede ayudar a preparar todos los documentos en concordancia con los requisitos de la notaría local. También podemos ayudarle a adquirir un Certificado local de apostilla para sus documentos públicos. ¡Llame ahora a nuestros abogados!