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Notarisation des documents et vérification de signature

De nos jours, les documents commerciaux jouent un rôle crucial à bien des égards. L'activité ne se composent pas seulement de contrats, mais également de documents d'entreprise spéciaux visant à apporter des modifications à la structure de l'entreprise. Dans l'ensemble, les documents sont nécessaires pour prouver ou appuyer certains faits ou actions.

Par conséquent, si une action n'est pas consignée dans un document, il peut être très difficile de prouver que l'action s'est produite. Cependant, plusieurs questions peuvent se poser à cet égard, si les documents sont faux et que l'action réelle n'a pas eu lieu, il peut être très compliqué de prouver le contraire. C'est pourquoi il est nécessaire de légaliser les documents d'entreprise pour des actions spécifiques : cela fonctionne comme une protection pour l'entreprise, puisqu'il est beaucoup plus difficile de falsifier des documents qui doivent être notariés.

La légalisation du document implique qu'un fonctionnaire, c'est-à-dire notaire, approuve que le document est signé par une certaine personne. Le notaire va identifier la personne qui signe le document et ajouter un sceau notarié avec certificat notarié. De cette façon, toute tierce partie peut compter sur le fait que la signature du document est réelle et non contrefaite.

Confidus Solutions peut vous assister dans l'authentification de signatures ou de documents : nous avons des contacts avec des notaires publics et nous pouvons vous aider à prendre un rendez-vous au moment souhaité, ainsi qu'à préparer vos documents en pleine conformité avec les exigences du notaire.

Application des signatures vérifiées et des documents notariés

Chaque juridiction a des exigences en ce qui concerne les documents corporatifs définis, qui doivent être notariés afin d'avoir une reconnaissance et un effet juridique. La notarisation est nécessaire pour plusieurs raisons : protéger les entreprises contre les risques de raid. Le raid est une fraude, lorsqu'un tiers, à l'aide de faux documents corporatifs ou d'autres méthodes illégales, soumet des modifications d'entreprise au registre public afin de bénéficier illégalement de la prise de possession les actifs de la société.

Normalement, l'authentification notariale est obligatoire pour les documents d'entreprise lors de la fondation d'une entreprise. Les changements subséquents d'actionnaires ou de membres du conseil d'administration sont faits quand une société change ses statuts.

exemple de vue d'un document apostillé

Souvent, les documents corporatifs suivants doivent être notariés:

Habituellement et dans de nombreux pays, les entreprises publiques sont entièrement exemptées de la notarisation.

Signature numérique et vérification en ligne

Le traitement des documents sous forme numérique est une tendance progressivement à la hausse. Pour que le document numérique ait un effet juridique, il doit être signé avec une signature numérique. La signature numérique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Dans certains pays, elle remplace également les exigences en matière de notarisation.

document avec sceau de notaire

Ce type de signature a ses avantages et ses défauts. Il est évident que les documents peuvent être traités beaucoup plus rapide et à moindre coût, puisqu'il n'est pas nécessaire de les légaliser par voie notariale. Toutefois, chaque État a ses propres exigences particulières en matière de signature numérique afin d'être valide. Cela signifie que les documents qui sont signés avec une signature numérique dans une juridiction peuvent être non valides dans une autre.

Apostille en tant que formulaire international de vérification de document

Bien qu'une notarisation puisse rendre le document complètement légal et reconnaissable, elle peut être insuffisante pour être reconnue dans d'autres États. Cela se produit parce que chaque juridiction reconnaît son propre pouvoir public, et non celui des autres États. Dans le cas où un document doit être notarié pour pouvoir être utilisé dans une autre juridiction, un certificat d'apostille peut aider et rendre le document valide dans un pays étranger.

Les apostilles certifient l'authenticité de la signature et l'identité du sceau ou cachet du notaire sur le document. Comme une signature notariée, l'apostille ne porte pas sur le contenu du document lui-même. Il est également important de garder à l'esprit que les apostilles n'authentifient les signatures et les sceaux que sur des documents publics – documents émis par une autorité publique, par exemple les certificats de naissance, de mariage, les diplômes universitaires publics, les documents médicaux, etc.

Seuls les États parties à la Convention Apostille reconnaissent les apostilles. Dans l'ensemble, la convention a été signée par 112 pays. Parmi eux se trouvaient des pays tels que : Autriche, Biélorussie, Belgique, France, Allemagne, Pologne, Norvège, Lettonie et bien d'autres. Pour les documents délivrés par les autorités de l'Union Européenne, l'apostille n'est pas obligatoire, mais est parfois exigée, par exemple, par les banques afin d'approuver la conformité de l'entreprise.

Confidus Solutions peut vous aider à préparer tous les documents conformément aux exigences du notaire local. Nous pouvons également vous aider à acquérir un certificat d'apostille local pour vos documents publics. Appelez nos avocats dès maintenant !