Bureau de gestion et substance

Les questions relatives aux affaires sont de plus en plus sévères en Europe et dans le monde entier pour des raisons fiscales, c'est pourquoi certains clients peuvent préférer avoir affaire à des personnes physiques en lieu et place d'un cabinet ou d'un service en ligne. Une des stratégies possibles pour augmenter la substance est d'établir un bureau de gestion fonctionnelle. Ces problématiques surviennent généralement lorsque les autorités fiscales locales exigent la confirmation que l'acivité de l'entreprise a lieu dans le pays où la société est enregistrée : elles veulent voir la présence effective de l'activité commerciale dans la pays indiqué.

Une société avec de la substance est une entreprise à l'étranger qui ressemble à une société offshore classique, mais qui a une substance (présence), ce qui signifie qu'elle a du personnel local qui est sur salaire, un bureau physique local et a des dépenses locales réelles quant à son fonctionnement, en d'autres termes : un bureau de gestion. Elle ressemble plutôt à une véritable entreprise locale, mais a des liens avec les activités onshore.

Pour de plus en plus d'hommes d'affaires, la substance économique de leur entreprise devient un exercice écrasant. La création de substance économique est devenu un danger, car les autorités fiscales, les banques et les institutions gouvernementales examinent de plus en plus profondément les deux questions principales : quelle est le lieu réel de la gestion et de contrôle de la société ? Ainsi que : qui est le bénéficiaire effectif ?

Confidus Solutions peut fournir des locaux dans diverses juridictions à travers le monde, y compris dans de nombreuses juridictions offshore célèbres. Toutefois, compte tenu du degré de complexité et de l'efficacité de la fourniture de substance, nous recommandons fortement de considérer les juridictions suivantes comme parmi les meilleurs choix : Lettonie, Chypre, Lituanie et Hongrie. Dans ces États, nous pouvons offrir des services plus avancés, plutôt que des bureaux purement virtuels, ainsi que de solides raisons de croire que l'entreprise opère dans ce lieu spécifique. La question du lieu effectif de gestion et de contrôle de la société est récemment devenue cruciale non seulement pour les autorités fiscales, mais aussi pour les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les banques et les adversaires en raison de la mise en œuvre de la législation fiscale intergouvernementale et du développement rapide du commerce international et en ligne.

Les meilleurs choix :

• Bureau de gestion à Chypre (en anglais).
• Bureau de gestion en Lettonie (en anglais).
• Bureau de gestion en Bulgarie (en anglais).

Importance de la substance économique

L'établissement d'une substance économique dans une juridiction enregistrée peut être essentiel au cours de l'inspection des autorités fiscales locales. Cependant, le processus d'établissement de la substance doit être évalué avec diligence avant d'agir ainsi, car dans certaines conditions, cela peut aller à l'encontre de vos objectifs initiaux et de la structure de l'entreprise. La substance doit être traitée afin d'éviter une charge fiscale plus élevée sur votre entreprises et afin d'éviter de gros litiges avec votre administration fiscale.

Depuis de nombreuses années, les entreprises comptent sur des structures extraterritoriales ou non résidentes afin de réduire ou de reporter l'impôt et d'améliorer le rendement pour les investisseurs. Cela a été particulièrement populaire auprès des structures de capital-investissement et des structures immobilières. Mais, de plus en plus et en particulier au sein de l'UE, les autorités fiscales exigent davantage si l'on veut justifier la non-résidence et/ou l'allègement des impôts locaux. Généralement « plus » est interprété comme ayant plus de substance et de présence physique dans la juridiction indiquée.

De nos jours, il existe encore de nombreuses structures établies de telle sorte qu'il y a ce qu'on appelle une double non-imposition, ce qui implique que dans les deux pays, il n'y a aucune imposition prélevée sur le produit global réalisé au sein de la structure. Le but ultime est d'empêcher l'octroi d'avantages conventionnels dans le cas de structures d'entreprises internationales qui ne sont créées que pour bénéficir des conditions avantageuses des conventions de double imposition applicables.

Lorsque le fait d'avoir une substance est bénéfique

Avoir une substance est bénéfique lorsque vous avez planifié la création d'une entité offshore ou onshore et que vous voulez la protection la plus élevée possible quant à sa reconnaissance par les autorités fiscales régionales et internationales. Afin d'éviter des problèmes, votre structure d'entreprise internationale doit être mise en place comme une structure réelle et véritable.

En fonction du rôle réel de l'entreprise dans votre structure mondiale, il faut avoir un niveau pertinent d'activité « réelle ». Dans la pratique, cela signifie par exemple que l'adresse légale de la société ne devrait pas coïncider avec celle de plusieurs centaines d'autres entreprises, et que le directeur de la société ne devrait pas être administrateur dans des centaines d'autres entreprises simultanément. En d'autres termes, l'adresse de votre entreprise devrait au moins être unique et le directeur devrait avoir une fonction réelle dans la société.

Évaluation de la substance de l'entreprise

Il est extrêmement important d'organiser un niveau suffisant de substance pour votre structure internationale. Il existe deux niveaux de substance à prendre en considération. On pourrait les qualifier de substance économique objective et substance économique subjective.

La substance économique objective est le niveau d'activité économique et de la constitution réelle d'une société étrangère. La substance subjective est l'activité spécifique de la personne morale étrangère en corrélation avec le cadre juridique dans les pays concernés. Cela dépend de la situation spécifique de votre entreprise, de sa structure internationale, de la réglementation anti-évasion fiscale applicable dans votre pays d'origine, de la jurisprudence sur cette problématique dans les juridictions concernées et des règles de la convention applicable pour éviter la double imposition.

En règle générale, il est accepté par de nombreux gouvernements que la société peut être qualifiée de société résidente si :

• Les décisions sont prises dans la juridiction de la société (notamment la signature d'accords, les réunions du conseil d'administration, etc.) ;
• Les administrateurs de la société exercent une influence et un contrôle majeurs sur les activités de l'entreprise (contrôle des comptes bancaires, contrôle des flux de trésorerie, conclusion de contrats commerciaux, etc.) ;
• Les administrateurs sont des résidents fiscaux de la juridiction de la société.

Toutefois, les autorités fiscales auraient normalement plus de questions à poser à mesure qu'elles enquêtent sur la présence de la société. La FAQ suivante (Foire aux Questions posées par les services fiscaux) peut vous aider à planifier les prochaines étapes du développement de la substance économique pour votre entreprise :

• Où résident les administrateurs de la société ?
• Qui a le contrôle sur le compte bancaire de l'entreprise ?
• Qui signe les contrats, les résolutions, les procès-verbaux, les décisions et autres documents de la société ?
• Où se déroulent réellement les ventes et les opérations commerciales ?
• Comment vos clients et fournisseurs communiquent-ils avec votre entreprise (par téléphone, courriel) ?
• Comment les clients potentiels peuvent-ils trouver des renseignements sur votre entreprise ? (Avez-vous un site web ? Utilisez-vous de la publicité ?)
• À quoi ressemble le siège social de votre entreprise ? Avez-vous un bureau physique ? (Y a-t-il d'employés ?)

Il peut sembler que la substance de votre entreprise nécessite vraiment d'être améliorée. L'ajout de substance et la création d'un bureau de gestion sont généralement un exercice sur mesure. Confidus Solutions vous aidera à pleinement évaluer votre situation actuelle et vous proposera des solutions étape par étape pour la création d'un bureau de gestion.

Développer une substance économique

La meilleure stratégie pour développer votre substance et accroître votre présence dans une juridiction donnée est d'établir un bureau de gestion, qui soit pleinement opérationnel et qui exécute (au moins) une partie des fonctions quotidiennes de la société.

Votre entreprise peut prendre les mesures suivantes afin de développer une présence locale et d'établir un bureau de gestion :

• Louer un bureau physique local : Confidus Solutions vous aidera à trouver des locaux appropriés (y compris les bureaux meublés), à rédiger un contrat de location et à recevoir les factures de services publics ;
• Embaucher un employé local qui travaillera un nombre fixe d'heures par mois au siège social de votre entreprise. L'employé sera employé par votre entreprise pour effectuer diverses tâches administratives (répondre aux appels téléphoniques, émettre des factures, recevoir la correspondance, etc.). Confidus Solutions vous aidera à trouver les employés, à assumer les responsabilités pour le paiement du salaire minimum de l'employé et taxes sociales.
• Configurer le domaine et le site web : Confidus Solutions vous aidera avec l'enregistrement du domaine dans n'importe quel pays du monde, concevra votre site web et organisera le serveur local pour votre site web, la mise en place d'un système de messagerie d'entreprise et de réexpédition du courrier, si nécessaire.
• Si vous êtes directeur d'une entreprise, visitez le siège social de votre entreprise occasionnellement. Confidus Solutions vous aidera à obtenir un Visa d'affaires ou un permis de séjour, si nécessaire.
• Avoir des actifs sur le solde de votre société, tels que PC, imprimantes, téléphones, meubles, etc...

Le bureau de gestion est l'avenir

La substance solide et bureau de gestion de la société sont l'avenir dont on a besoin. Il est absolument vrai que, comme partagé avec des centaines d'autres administrateurs et sièges sociaux d'entreprise, les plaques de laiton simples et la ligne téléphonique commune entrent lentement dans le passé. Les temps changent et deviennent de plus en plus difficiles. Les autorités fiscales font preuve de plus d'initiative et contestent sans cesse les juridictions qui ont été très populaires pour la planification fiscale. Les bureaux fiscaux locaux examineront si une société établie dans un pays donné (qui y revendique sa résidence fiscale et profite éventuellement des avantages de la convention de double imposition), a plus de vraie substance dans cette juridiction ou non.

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