Bureau de représentation

Un bureau de représentation d'une entreprise est un bureau établi sur un marché étranger dans le but de mener à bien des fonctions de marketing, de collecte de données et d'autres opérations qui n'impliquent pas la vente de produits ou la prestation de services. L'une des principales caractéristiques d'un bureau de représentation est que, par définition, il ne peut pas participer à des transactions, la facturation ou d'autres formes d'achat ou de vente de produits.

Activités d'un bureau de représentation

Les bureaux de représentation sont principalement utilisés pour deux activités qui complètent les principales fonctions de l'entreprise :

Représentation de la société mère.
Gestion de l'information.

Lorsqu'il représente la société mère, un bureau de représentation peut conclure des contrats en son nom et communiquer avec des partenaires locaux (par exemple organiser des réunions, envoyer des informations des partenaires à la société mère, etc.).

Dans le cadre de la gestion de l'information, un bureau de représentation peut mener des études de marché, organiser des campagnes de marketing et collecter des données auprès des clients. Il sert également de point de contact entre le siège social et les clients, si aucun autre canal de communication n'est disponible.

En général, un bureau de représentation est un moyen pour une entreprise de faire une première entrée sur un marché étranger peu familier sans encourir trop de risques. En effet, dans de nombreux pays, il est plus facile de créer un bureau de représentation que d'ouvrir une succursale — les bureaux de représentation ne pouvant pas vendre de produits ou de services, ils sont souvent moins étroitement contrôlés que les autres types d'entreprise. Les bureaux de représentation ne nécessitent pas autant de ressources (réseaux logistiques, personnel de vente spécialisé, entrepôts de marchandises) pour accomplir leurs tâches principales, et donc en cas d'échec, se retirer d'un marché donné n'est pas trop coûteux.

Avantages d'un bureau de représentation

Un bureau de représentation présente plusieurs avantages par rapport aux autres modes de représentation d'une société sur un marché étranger.

Enregistrement et gestion plus simples: Les bureaux de représentation ne peuvent pas effectuer d'opérations commerciales, ce qui explique pourquoi, dans de nombreux pays, ils ne sont pas aussi strictement réglementés que les autres entités.
Possibilité d'ouvrir des comptes bancaires: Bien que les bureaux de représentation soient limités en termes de fonctionnalités, ils peuvent toujours ouvrir des comptes bancaires d'entreprise pour leur société mère sur un marché étranger.
Entrée initiale simple sur le marché: Les bureaux de représentation sont une solution avantageuse si la société mère n'est pas certaine de se développer sur un marché étranger, car ils lui permettent d'entrer sur le marché pour une recherche initiale sans avoir besoin d'établir des chaînes d'approvisionnement, un portefeuille de clients, etc...
Contournement des restrictions: Dans certaines juridictions, les succursales et autres formes de représentation d’entreprise ayant la possibilité de s’engager dans des transactions sont interdites ou soumises à certaines limitations. Les bureaux de représentation sont un moyen d’entrer sur le marché tout en contournant ces restrictions.

Inconvénients d'un bureau de représentation

Un bureau de représentation présente également certains inconvénients.

Incapacité de mener des affaires directes: Un bureau de représentation est incapable d'effectuer des transactions sur un marché étranger, et donc une autre forme de représentation de la société doit être créée à cette fin. Cela peut conduire à des retards et des dépenses supplémentaires, ce qui peut potentiellement coûter à l'entreprise son avantage concurrentiel.>
Limitation du personnel: Certaines juridictions limitent le nombre et le statut des employés d'un bureau de représentation, certaines exigeant qu'un ou un certain nombre d'employés soient membres du personnel de la société mère et/ou limitent la capacité du bureau d'embaucher du personnel local.
Période de validité: Selon la juridiction, un bureau de représentation peut être limité en ce qui concerne sa validité, c'est-à-dire qu'il peut devoir être fermé et enregistré de nouveau après un certain laps de temps (généralement quelques années), alors que les autres types de société sont généralement valables indéfiniment.

Différences entre un bureau de représentation et une succursale

La principale différence entre un bureau de représentation et une succursale est qu'un bureau de représentation ne peut effectuer de transactions, émettre de factures, vendre de produits à des clients ou générer un profit de toute autre manière, mais une succursale peut le faire. En dehors de cela, les différences varient d'une juridiction à l'autre, mais généralement un bureau de représentation est plus facile à ouvrir et à entretenir, même s'il est possible d'avoir des limitations sur le nombre et le statut de ses employés, ainsi que le temps pour lequel il peut exister avant que la société mère ne doive le fermer et le rouvrir. En d'autres termes, un bureau de représentation peut être considéré comme une succursale dont le champ d'activité est limité, mais dont le maintien requiert moins de ressources.

Enregistrement de bureau de représentation

Les documents requis pour l'enregistrement d'un bureau de représentation varient selon les juridictions, mais généralement, vous aurez besoin des documents suivants :

Un formulaire d'inscription de bureau de représentation (délivré par l'autorité compétente).
Une preuve de l'enregistrement de la société mère.
Une déclaration écrite de la décision de la société mère de créer un bureau de représentation.
Les documents constitutifs de la société mère.
Un document attestant que les taxes et les frais liés à l'enregistrement d'un bureau de représentation ont été payés.

Les autres documents requis peuvent inclure une preuve d'une adresse locale enregistrée, une preuve d'un compte bancaire local et d'autres documents. Nous vous recommandons fortement de contacter nos avocats pour obtenir des renseignements complets, y compris les documents requis, ainsi que des conseils juridiques sur la juridiction de votre choix.