Виртуальный офис

Виртуальный офис является рабочим пространством, созданным виртуально с помощью компьютеров и другого цифрового оборудования, т.е. без использования физических помещений. Функциональность виртуального офиса может варьироваться от простой переадресации звонков до наличия полного виртуального рабочего пространства для многих подданных, которое будет равным физическому офису.

клавиша блокировки на клавиатуре с кнопкой виртуального офиса

Виртуальные офисы позволяют компаниям экономить на аренде и поддержании физических офисов, что особенно важно для бизнеса с большим количеством работников. Кроме того, предприниматели используют такие офисы для того, чтобы отметить их присутствие в престижных местах без надобности приобретать или арендовать там помещения. Обычно такие престижные места также являются и более дорогими. Виртуальный офис часто служит связующим звеном между местными покупателями и партнерами на зарубежном рынке, т.е. обеспечивая переадресацию звонков с одних телефонных номеров этого региона на местные номера компании.

Преимущества виртуального офиса

Виртуальный офис имеет определенное количество преимуществ, в сравнении с традиционным, физическим офисом. Они являются таковыми:

Затраты ниже;
Локальное присутствие;
Престиж;
Удобство в отношении работников;
Управление информацией лучше.

В общем, преимущества виртуального офиса являются по большому счету схожими с другими формами рабочего пространства и репрезентации, но являются куда более дешевыми, благодаря цифровой основе виртуального офиса. Иными словами, виртуальный офис обеспечивает такие же преимущества как и обычный, но требует меньше инвестиций, особенно долгосрочных и для крупного бизнеса.

Более низкие затраты

Более низкие затраты виртуального офиса являются одним из главных преимуществ такого типа рабочего пространства. Виртуальный офис зависит от функционирования компьютеров и других цифровых устройств, что делает аренду и покупку физических помещений необязательной. Оборудование все же необходимо приобрести, поддерживать и разместить где-то, но его стоимость куда ниже. В связи с этим, основание виртуального офиса представляет собой одноразовое инвестирование средств, тогда как поддержание офиса требует периодических затрат. Что касается размещения оборудования, Confidus Solutions заботится об этом, а также и о других вопросах, означающих, что инвестирование является всем необходимым для того, чтобы создать виртуальный офис для вашего бизнеса. Такая простая процедура регистрации виртуального офиса делает это преимуществом, как для опытных предпринимателей, так и для тех, кто в бизнесе не так давно.

Локальное присутствие

В то время как виртуальные офисы предоставляют присутствие локально там, где располагается зарубежный рынок, они также особенно выгодны для бизнесов, целью которых служит предоставление контактов для местных клиентов и партнеров. Переадресация телефонных звонков, почты и документов является основными услугами, которые позволяют бизнесу оставаться на связи с зарубежными покупателями и партнерами. Путем наличия местной электронной почты и телефонного номера, бизнес позволяет покупателям на зарубежном рынке связаться с компанией привычным способом, который предоставляют местные представители, одновременно имея в наличии действующий локальный офис. Это позволяет также иметь ощутимое присутствие без дополнительного инвестирования.

Престиж

Обладание официальным офисом, регистрированным в престижном бизнес-районе добавляет убедительности и имиджа компании, что является важным фактором при старании удивить потенциальных партнеров. Чем более престижным является район, тем более дорогостоящее имущество там расположено. Благодаря этому многие предприниматели посчитают необходимым основание офиса там. Последствия могут вылиться в неоправданных инвестициях, если бизнес будет основан ради престижа.

Виртуальный офис, с другой стороны, позволяет достичь этого эффекта без дополнительных инвестиций.

Удобства для рабочих

Передовой виртуальный офис представляет собой рабочее пространство, основанное на облаке в интернет-сети, позволяющего создавать и хранить информацию в цифровом виде, сводя к минимуму необходимость внутренней документации, а также потенциально вовсе устраняет необходимость в ней. Во-первых, это делает работу более удобной для подчиненных, а также позволяет привлечь неместных рабочих, которые иначе не смогли бы работать продуктивно. Во-вторых, преимущество становится ещё более значимым для компаний с большим количеством сотрудников, которые в противном случае нуждались бы в большом офисе или в определенном количестве офисов, что тоже потребовало бы дополнительные инвестиции.

Лучшее управление информацией

Поскольку виртуальные офисы зависят от цифровых приборов, они предоставляют лучшие возможности управления информацией, чем традиционный офис. Виртуальный офис устраняет или сводит к минимуму необходимость наличия внутренней документации и ускоряет управление информацией, поскольку все документы создаются и хранятся в электронном виде. Поэтому они доступны в любом месте в любое время. Конечно, цифровое управление информацией сейчас используется многими компаниями, но в комбинации с другими особенностями обустройства виртуального офиса, это становится основной формой рабочего процесса.

Услуги виртуального офиса

Хотя услуги виртуального офиса могут различаться, в зависимости от определенных требований каждого покупателя, они чаще всего включают следующие аспекты:

Юридический адрес

Юридическим адресом является место, где зарегистрирован виртуальный офис. Большинство юрисдикций требуют регистрации юридического адреса при учреждении, поэтому это является самой основной формой виртуального офиса, требуемой для любой предпринимательской деятельности;

Переадресация звонков и электронных писем

Услуги переадресации звонков и электронных писем являются другой существенной частью услуг виртуального офиса – бизнесу присваивается локальный номер и адрес электронной почты, с которого звонки и письма перенаправляются в другое место, например, в главный офис компании;

Пересылка почты и документации

Виртуальный офис также предоставляет возможность переадресовывать физические документы, такие как почта, договоры и накладные с местного юридического адреса в любой другой офис компании. В зависимости от потребностей покупателя, физические документы могут быть перенаправлены физически, либо отсканированы, их цифровая версия может быть выслана в определенное цифровое хранилище, где могут храниться или размещаться их оригиналы;

Виртуальное рабочее пространство

Виртуальное рабочее пространство является группой программных приложений, позволяющих создать и хранить различные типы документов (тексты, таблицы, презентации) в цифровом виде, устраняя необходимость внутренней бумажной работы;

Конференц-звонки

Конференц-звонками является особый вид услуг виртуального офиса, позволяющий вести переговоры с различным количеством людей посредством телефонов или специализированных програм. Поскольку данный вид услуг является ситуационным, то обычно он требует отдельной организации.

Виртуальный офис и экономическое содержание

Экономическим содержанием компании является физическое присутствие в рамках определенной юрисдикции с целью получения налоговых преимуществ. (Читайте больше здесь) Иными словами – государство должно видеть, что компания физически представлена и/или управляет какой-то определенной формой бизнеса с целью получения налоговых преимуществ и льгот.

При основании виртуального офиса важно помнить о том, что может быть недостаточно обеспечения существенного экономического содержания вашего бизнеса, поэтому важно сохранить баланс между полностью виртуальным пространством, отведя экономической деятельности немного реального пространства. Поскольку реальное количество необходимого экономического содержания варьируется от юрисдикции к юрисдикции, просим связаться с Confidus Solutions для выявления того, какой вид физического присутствия требуется в рамках вами выбранной юрисдикции.