Oficina virtual
Una oficina virtual es un espacio de trabajo creado virtualmente con la ayuda de computadores y otros equipos digitales, es decir, sin utilizar un espacio físico. La funcionabilidad de una oficina virtual puede abarcar desde un simple envío de llamadas hasta un espacio de trabajo completamente virtual para muchos empleados, igual a uns oficina física real.
Las oficinas virtuales permiten a las empresas ahorrar en renta y mantenimiento de oficinas físicas, lo cual es especialmente relevante para empresas con un gran número de empleados. Aparte de ello, las empresas que utilizan oficinas virtuales para marcar su presencia en prestigiosas áreas sin realmente comprar o rentar espacios en ese lugar. Usualmente estas áreas prestigiosas son también más costosas. Una oficina virtual puede también actuar como un punto de contacto con los clientes y socios locales en un mercado extranjero, por ejemplo asegurar el envío de llamadas de un número de teléfono de esa región a números domésticos de la empresa.
Beneficios de una oficina virtual
Una oficina virtual tiene un número de beneficios y ventajas sobre una oficina física tradicional. Son los siguientes:
- Bajos costos;
- Presencia local;
- Prestigio;
- Comodidad del empleado;
- Mejor manejo de la información.
En general, los beneficios de una oficina virtual son casi los mismos que cualquier otra forma de espacio de trabajo y representación, pero son significativamente más baratos debido a la base digital de la oficina virtual. En otras palabras, una oficina virtual brinda los mismos beneficios que una regular, pero por una inversión considerablemente menos, especialmente a largo plazo y para empresas grandes.
Bajos costos
Los bajos costos de una oficina virtual es uno de los principales beneficios de este tipo de espacio de trabajo. Una oficina virtual depende de computadores y otros aparatos digitales para funcionar, lo cual hace la renta o compra de una instalación física innecesario. El equipo igual tiene que ser comprado, mantenido y ubicado en algún lugar, pero su costo es significativamente más bajo. Con respecto a ello, iniciar una oficina virtual es una inversión de una vez, mientras que mantener una oficina requiere gastos constantes. Con respecto a la ubicación del equipo, Confidus Solutions se ocupa de ello y de otros asuntos, lo cual significa que una inversión es todo lo que necesita para iniciar una oficina virtual para su empresa. Un procedimiento como el simple registro de una oficina virtual es una opción ventajosa para tanto empresas experimentadas como nuevas.
Presencia local
Las oficinas virtuales no sólo proveen presencia local en un mercado extranjero, sino que también son beneficiosas para empresas que se enfocan en suministrar contactos para clientes y socios locales. Envío de llamadas telefónicas, correos y documentos es uno de los servicios principales que permite a la empresa mantenerse en contacto con clientes y socios extranjeros. Al tener un número y dirección de correo local, la empresa permite a los clientes de un mercado extranjero contactar con la empresa en una manera familiar asegurada por proveedores locales, mientras no se mantiene una oficina local. Esto permite tener una presencia tangible sin inversiones adicionales.
Prestigio
Tener una oficina registrada en un área de negocios prestigiosa agrega cierta credibilidad e imagen de una empresa, lo cual es un factor importante cuando se trata de impresionar a potenciales socios. Mientras más prestigiosa es el área, más costosa es la propiedad que allí se ubica. Por esta razón, muchas empresas considerarían abrir una oficina allí. El resultado puede llegar a ser una inversión injustificada, si una empresa se abrirá por el propio prestigio. Una oficina virtual, por otro lado, permite alcanzar este efecto sin inversiones adicionales.
Comodidad del empleado
Una avanzada oficina virtual es un espacio de trabajo basado en una nube que permite producir y almacenar información digitalmente, minimizando la necesidad de papeleo interno y potencialmente lo elimina. Primeramente, esto hace que el trabajo sea más conveniente para los empleados, y permite atraer empleados no-locales que no serían capaces de trabajar de otra manera. En segundo lugar, la ventaja se vuelve más importante para empresas con un gran número de empleados, de otra manera necesitaría una gran oficina o muchas de ellas, requiriendo inversión adicional.
Mejor manejo de información
Ya que las oficinas virtuales dependen de dispositivos digitales, los mismos proveen mejores posibilidades de manejo de información que una oficina tradicional. Una oficina virtual elimina o minimiza la necesidad de papeleo interno, y hace que el manejo de información sea más rápido, ya que todos los documentos son creados y almacenados electrónicamente. Por lo tanto, se puede tener acceso a ellos desde cualquier lugar en cualquier momento. Por supuesto, el manejo de información digital es utilizado en la actualidad por muchas empresas, pero en conjunto con otras cualidades de una oficina virtual, se convierte en la principal forma del proceso de trabajo.
Servicios de oficina virtual
A pesar de que los servicios de oficina virtual pueden diferir dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente, usualmente incluyen los siguientes aspectos:
Dirección legal
La dirección legal es un lugar donde es registrada la oficina virtual. La mayoría de las jurisdicciones requieren que las compañías registren un domicilio al momento de la constitución, por lo tanto es la forma más básica de una oficina virtual requerida para cualquier actividad comercial;
Llamadas y envío de e-mail
Servicios de envío de llamadas y envío de e-mails es otro servicio esencial de oficinas virtuales – a una empresa se le da un número y una dirección de correo electrónico desde el cual se envían correos y se hacen llamadas hacia otros lugares, por ejemplo las oficinas centrales de la empresa;
Envío de correspondencia y documentos
Una oficina virtual también provee la capacidad de enviar documentos físicos, como correspondencia, contratos, factores desde una dirección legal local hacia cualquier otra oficina de la empresa. Dependiendo de las necesidades del cliente, los documentos físicos pueden ser enviados físicamente, o pueden ser escaneados, su versión digital puede ser enviada a un almacenamiento digital o los originales pueden ser almacenados o desechados.
Espacio de trabajo virtual
Un espacio de trabajo virtual es un grupo de aplicaciones de softwares que permiten crear y almacenar varios tipos de documentos (textos, planillas, presentaciones) digitales, eliminando la necesidad de papeleo interno;
Llamadas de conferencia
Las llamadas de conferencia son un tipo especial de servicios de oficina virtual que permiten hacer juntas con un número de personas por vía telefónica o softwares especializados. Como este servicio es situacional, usualmente requiere ser acordado por separado.
Oficina virtual y sustancia económica
La sustancia económica de una empresa es una presencia física en cierta jurisdicción con el propósito de beneficios fiscales. En otras palabras – un gobierno debe ver que una empresa es representada físicamente y/o está conduciendo alguna forma de negocios para así darle beneficios fiscales e incentivos.
Al iniciar una oficina virtual, es importante recordar que puede que no sea suficiente proveer una sustancia económica suficiente para su empresa, por lo tanto es importante mantener un balance entre ser completamente virtual y dejar algunas actividades económicas en un espacio físico. Ya que la cantidad real de sustancia económica requerida varía entre jurisdicciones, por favor contacte a Confidus Solutions para saber qué tipo de presencia física es requerida en su jurisdicción elegida.