Confidus Solutions logotype

Confidus Solutions

Bureau virtuel

Un bureau virtuel est un espace de travail créé virtuellement à l'aide d'ordinateurs et d'autres équipements numériques, c'est-à-dire sans utiliser de locaux physiques. Les fonctionnalités d'un bureau virtuel peuvent aller d'un simple renvoi d'appel à un espace de travail virtuel complet pour de nombreux employés, ce qui équivaut à un bureau physique réel.

touche de verrouillage sur le clavier avec bouton de bureau virtuel

Les bureaux virtuels permettent aux entreprises d'économiser sur la location et l'entretien de bureaux physiques, ce qui est particulièrement pertinent pour les entreprises ayant un grand nombre d'employés. En outre, les entreprises utilisent des bureaux virtuels pour marquer leur présence dans des zones prestigieuses sans réellement y acheter ou louer de locaux. Généralement, ces zones prestigieuses sont également plus chères. Un bureau virtuel peut aussi servir de point de contact avec les clients et partenaires locaux sur un marché étranger, par exemple en assurant le transfert des appels des numéros de téléphone de cette région vers les numéros nationaux de l'entreprise.

Avantages d'un bureau virtuel

Un bureau virtuel présente un certain nombre d'avantages par rapport à un bureau physique traditionnel, tels que :

En général, les avantages d'un bureau virtuel sont essentiellement les mêmes que ceux d'autres formes d'espace de travail et de représentation, mais sont nettement moins chers en raison de la base numérique d'un bureau virtuel. En d'autres termes, un bureau virtuel offre les mêmes avantages qu'un bureau classique, mais pour beaucoup moins d'investissements, surtout à long terme et pour les grandes entreprises.

Réduction des coûts

Le prix réduit d'un bureau virtuel est l'un des principaux avantages de ce type d'espace de travail. Un bureau virtuel s'appuie sur des ordinateurs et d'autres appareils numériques pour fonctionner, ce qui rend inutile la location ou l'achat de locaux physiques. L'équipement doit encore être acheté, entretenu et situé quelque part, mais son coût est significativement plus faible. À ce sujet, la mise en place d'un bureau virtuel est un investissement unique, alors que le maintien d'un bureau nécessite des dépenses constantes. Confidus Solutions s'occuper de la localisation de l'équipement ainsi que de tout le reste, ce qui signifie que l'investissement est tout ce qui est nécessaire pour mettre en place un bureau virtuel pour votre entreprise. Une telle procédure simple d'enregistrement de bureau virtuel en fait une option avantageuse tant pour les nouvelles entreprises que pour les expérimentées.

Présence locale

Bien que les bureaux virtuels n'assurent pas seulement une présence locale sur un marché étranger, ils sont particulièrement avantageux pour les gens d'affaires à la recherche de contacts pour les clients et partenaires locaux. Les appels téléphoniques, le courrier et le transfert de documents sont les principaux services qui permettent aux entreprises de rester en contact avec des clients et partenaires étrangers. En ayant un courriel et un numéro de téléphone local, l'entreprise permet aux clients d'un marché étranger de la contacter de façon familière, assurée par des fournisseurs locaux, sans avoir de bureau local. Cela permet d'avoir une présence tangible sans investissements supplémentaires.

Prestige

Avoir un bureau officiel inscrit dans un quartier d'affaires prestigieux ajoute à la crédibilité et à l'image de l'entreprise, ce qui est un facteur important lorsqu'il s'agit d'impressionner des partenaires potentiels. Plus la zone est prestigieuse, plus le bien immobilier qui s'y trouve est cher. C'est pourquoi de nombreuses entreprises envisageraient d'y ouvrir un bureau. Le résultat peut se traduire par des investissements injustifiés si une entreprise devait se créer au nom du prestige. Un bureau virtuel, en revanche, permet d'obtenir cet effet sans investissements supplémentaires.

Commodité pour les employés

Le bureau virtuel avancé est un espace de travail basé sur le cloud qui permet la production et le stockage des informations sous forme numérique, minimisant ainsi le besoin de paperasserie interne, voire l'éliminant. Premièrement, cela rend le travail plus pratique pour les employés et permet d'attirer des travailleurs non locaux, qui ne seraient pas en mesure de travailler de façon productive dans le cas contraire. Deuxièmement, l'avantage devient encore plus important pour les entreprises ayant un grand nombre d'employés, qui autrement auraient besoin d'un grand bureau, ou même un certain nombre, nécessitant des investissements supplémentaires.

Meilleure gestion de l'information

Comme les bureaux virtuels s'appuient sur des appareils numériques, ils offrent de meilleures possibilités de gestion qu'un bureau traditionnel. Un bureau virtuel minimise, voire supprime, la paperasserie interne et accélère la gestion de l'information, puisque tous les documents sont créés et stockés électroniquement. Par conséquent, ils sont accessibles depuis n'importe où, à tout moment. Bien sûr, la gestion de l'information numérique est maintenant utilisée par de nombreuses entreprises, mais en combinaison avec d'autres caractéristiques d'un bureau virtuel, elle devient la forme principale du processus de travail.

Services de bureau virtuel

Bien que les services de bureau virtuel puissent différer selon les besoins spécifiques de chaque client, ils comprennent généralement les aspects suivants :

Adresse légale

L'adresse légale est un endroit où un bureau virtuel est enregistré. La plupart des juridictions exige des entreprises qu'elles enregistrent une adresse légale lors de leur création ; il s'agit donc de la forme la plus fondamentale d'un bureau virtuel, requise pour toute activité commerciale ;

Renvoi d'appel et d'e-mail

Les services de transfert d'appels et de courriels constituent un autre service essentiel de bureau virtuel - une entreprise reçoit un numéro local et un e-mail à partir duquel les appels et mails sont transférés à un autre endroit, par exemple au siège de la société ;

Renvoi de courrier et de document

Un bureau virtuel offre également la possibilité de transmettre des documents physiques, tels le courrier, les contrats et les factures de l'adresse légale locale à tous autre bureau de la société. Selon les besoins d'un client, les documents physiques peuvent être renvoyés physiquement, ou bien numérisés, leur version numérique étant envoyée vers un stockage numérique spécifique, ou les originaux peuvent être stockés ou éliminés ;

Espace de travail virtuel

L'espace de travail virtuel est un ensemble d'applications logicielles qui permettent de créer et de stocker différents types de documents (textes, feuilles de calcul, présentations) sous forme numérique, éliminant ainsi la paperasserie interne :

Conférences téléphoniques

Les conférences téléphoniques sont un type particulier de services de bureau virtuel permettant de tenir des réunions avec un certain nombre de personnes par le biais de téléphones ou de logiciels spécialisés. Comme il s'agit d'un service situationnel, il doit généralement être organisé séparément.

Bureau virtuel et substance économique

La substance économique de l'entreprise est une présence physique dans une certaine juridiction pour l'application d'avantages fiscaux. (En savoir plus) En d'autres termes, un gouvernement doit s'assurer qu'une entreprise est physiquement représentée et y mène une forme quelconque d'affaires afin de des avantages et incitatifs fiscaux soient fournis.

Lors de la mise en place d'un bureau virtuel, il est important de se rappeler qu'il peut ne pas suffire à fournir une substance économique suffisante pour votre entreprise, c'est pourquoi il est important de maintenir un équilibre entre le fait de devenir entièrement virtuel et le fait de laisser certaines activités économiques dans l'espace réel. Comme la quantité réelle de substance économique requise est très différente d'une juridiction à l'autre, contactez Confidus Solutions pour découvrir quel type de présence physique est nécessaire dans la juridiction que vous avez choisie.